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Text File  |  1992-03-17  |  21KB  |  550 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.          6.1   New Contributions                           Page  6.1.1
  7.          =============================================================
  8.  
  9.          Here you enter and work with new contributions, post
  10.          contributions, generate statements, and print reports.
  11.  
  12.          To begin with "New Contributions" processing from the
  13.          "Stewardship" menu:
  14.  
  15.          Press <N> and <Enter>.
  16.  
  17.          The "New Contributions" screen will appear, and the first
  18.          time you select this option it may look like this:
  19.  
  20.  
  21.       =============================================================
  22.       |                New Contribution Processing                |
  23.       =============================================================
  24.       | Member                | Date    | Fund           | Amount |
  25.       =============================================================
  26.       |                       | /  /    |                | 0.00   |
  27.       |                       |         |                |        |
  28.       |============================ Current Giving Year: DEFAULT ==
  29.  
  30.          There are no contributions yet entered into the CMS system.
  31.  
  32.          Notice the "Current Giving Year: DEFAULT" designation at the
  33.          right hand bottom of the screen.  To change the "Current
  34.          Giving Year" or create a new one refer to chapter 6.7 "Year
  35.          Menu".
  36.  
  37.          Let us take a look at the options available from the
  38.          "Options" menu at the bottom of the screen.
  39.  
  40.          Note: The <F> and <R> options are not available from the "New
  41.                Contributions Processing" screen.
  42.  
  43.  
  44.               6.11  Help
  45.               ========================================================
  46.  
  47.               Notice the <?>-Help option on the left side of your
  48.               "Options" menu.
  49.  
  50.               Press the <?> key now and you will see a "Help" window
  51.               appear.  It explains all the options available to
  52.               process new contributions.  Use the <PgDn> and <PgUp>
  53.               keys to see the next or previous "Help" screen.
  54.          =============================================================
  55.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.1.1
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.          6.1   New Contributions                           Page  6.1.2
  62.          =============================================================
  63.  
  64.               To exit "Help" press <Esc> and the "Help" window will
  65.               disappear again.
  66.  
  67.               Note: All options presented in the options menu, except
  68.                     the <Enter>-Choices option, will act on all the
  69.                     member contributions in the list. The choices
  70.                     presented after selecting the <Enter>-Choices
  71.                     option will act on the pre-selected member
  72.                     contribution only.
  73.  
  74.  
  75.               6.12  Add New Contributions
  76.               ========================================================
  77.  
  78.               When you receive new contributions you enter them into
  79.               CMS using the "Add" option.
  80.  
  81.               To add new contributions follow these steps:
  82.  
  83.               A. Press <A> at the "New Contribution Processing"
  84.                  screen, and the "Add a New Contribution" screen will
  85.                  appear.  Here you enter all the information about the
  86.                  new contribution.
  87.  
  88.               B. Fill in all the blanks.  Begin with the first blank
  89.                  where the cursor appears and fill in the required
  90.                  information.
  91.  
  92.               - Contribution Date:  Type in the date the contribution
  93.                 was made, or press <F2> to select a date from the pop-
  94.                 up calendar.
  95.  
  96.               - Member Envelope Number or Member Name: Fill in the
  97.                 envelope number or the member's name, or press <F2> to
  98.                 pick the member from a pick list.
  99.  
  100.               - Fund: Fill in the name for the fund to which the
  101.                       contribution will be allocated, e.g. "School",
  102.                       "Chapel", etc., or just press <Enter> if you do
  103.                       not want to allocate the contribution to a
  104.                       particular fund now.
  105.  
  106.               You can also press <F2> to get a list of funds currently
  107.               set up in CMS.
  108.  
  109.          =============================================================
  110.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.1.2
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.          6.1   New Contributions                           Page  6.1.3
  117.          =============================================================
  118.  
  119.               If this is the first time you use CMS you probably have
  120.               not created any funds yet. However, CMS comes pre-
  121.               configured with one predefined fund, the "General Fund".
  122.               You can also add new funds now.
  123.  
  124.               To set up a new fund, while on the "Fund" blank:
  125.  
  126.               1. Press <F2> and then <Y> to create a new fund.
  127.  
  128.               The "Add a New Fund" screen will be presented
  129.  
  130.               2. Fill in the "Fund Code" blank (up to 10 characters
  131.                  long).
  132.  
  133.               Here you type in a brief name for the fund that you can
  134.               easily remember and that distinguishes it from other
  135.               fund codes.
  136.  
  137.               3. Fill in the "Fund Description" blank(up to 20
  138.                  characters long).
  139.  
  140.               Here you can type the full fund name or give a longer
  141.               description of the fund.
  142.  
  143.               4. Press <PgDn> when done. You will be returned to the
  144.                  "Add a New Contribution" screen.
  145.  
  146.               - Amount. Fill in the amount of the contribution made by
  147.                         this member (up to $ 999,999.99).
  148.  
  149.               C. Press <PgDn> when done.
  150.  
  151.               You will be returned to the "New Contribution
  152.               Processing" screen, and the new information will show on
  153.               the screen.
  154.  
  155.               Note: If you filled in the decimals for the amount you
  156.                     will be automatically returned to the "New
  157.                     Contribution Processing" screen without having to
  158.                     press <PgDn>.
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.          =============================================================
  165.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.1.3
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.          6.1   New Contributions                           Page  6.1.4
  172.          =============================================================
  173.  
  174.               6.13     Contribution Specific Choices
  175.               ========================================================
  176.  
  177.               Here you work with individual contributions. You can
  178.               modify or remove contributions, or generate reports and
  179.               statements.
  180.  
  181.               To access these additional choices:
  182.  
  183.               A. On the "New Contribution Processing" screen, move
  184.                  your cursor to the member whose contribution you want
  185.                  to work with.
  186.  
  187.               B. Press <Enter> on the "Options" menu and the "Choices"
  188.                  menu will appear:
  189.  
  190.             ========== Choices=============
  191.             | Edit Contribution           |
  192.             | Delete Contribution         |
  193.             | Generate Statements         |
  194.             | Print Contributions         |
  195.             | Post Contributions          |
  196.             |                             |
  197.             ===============================
  198.  
  199.               C. To exit the "Choices" menu again press <Esc>.
  200.  
  201.  
  202.                    6.131    Edit a Contribution
  203.                    ===================================================
  204.  
  205.                    Choose "Edit Contribution" if you want to make
  206.                    changes to the information about a contribution.
  207.  
  208.                    To change the information about a contribution:
  209.  
  210.                    A. At the "New Contribution Processing" screen move
  211.                       your cursor to the contribution you want to
  212.                       modify.
  213.  
  214.                    B. Press <enter> to get to the "Choices" menu.
  215.  
  216.                    C. Press <E> to select "Edit Contribution", and
  217.                       press <Enter>.
  218.  
  219.          =============================================================
  220.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.1.4
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.          6.1   New Contributions                           Page  6.1.5
  227.          =============================================================
  228.  
  229.                    The "Edit Contribution" screen will appear, and the
  230.                    cursor will be positioned at the "Contribution
  231.                    Date:" field.
  232.  
  233.                    D. Use the <Up> and <Dn> cursor keys, or the <Tab>
  234.                       and <Shift-Tab> keys to move the cursor to the
  235.                       field where you want to make changes or add new
  236.                       information.
  237.  
  238.                    E. Type in the new information where you want it to
  239.                       appear in that field.  When you are done with
  240.                       that field move the cursor to the next field
  241.                       where you want to make changes.
  242.  
  243.                    If at any time you want to abandon the changes you
  244.                    have made, press <Esc>, and all the previous
  245.                    information will be restored, and you will be
  246.                    returned to the previous screen.
  247.  
  248.                    F. Press <PgDn> when you are done with all the
  249.                       changes for this contribution.
  250.  
  251.                    You will be returned to the "New Contribution
  252.                    Processing" screen and the changed information will
  253.                    appear there.
  254.  
  255.                    Note: To see a full description of all the fields
  256.                          you can edit at the "Edit Contribution"
  257.                          screen refer to chapter 6.12 "Add New
  258.                          Contributions".
  259.  
  260.                    6.132    Delete a Contribution
  261.                    ===================================================
  262.  
  263.                    Just as contributions can be added to the
  264.                    contribution list they also can be removed.  For
  265.                    example, you discovered after you entered a
  266.                    contribution, that you created a duplicate entry.
  267.                    Or a contribution has been withdrawn and you want
  268.                    to update your records.
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.          =============================================================
  275.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.1.5
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.          6.1   New Contributions                           Page  6.1.6
  282.          =============================================================
  283.  
  284.                    To delete a contribution:
  285.  
  286.                    A. At the "New Contribution Processing" screen move
  287.                       your cursor to the contribution you want to
  288.                       remove.
  289.  
  290.                    B. Press <Enter> to get to the "Choices" menu.
  291.  
  292.                    C. Press <D> to select "Delete Contribution", and
  293.                       press <Enter>.
  294.  
  295.                    To prevent you from inadvertently making a mistake
  296.                    and remove the wrong contribution a window will be
  297.                    displayed:
  298.  
  299.             ========================================
  300.             | Contribution for Joe Doe on 05/04/91 |
  301.             |                                      |
  302.             | GENERALFND   500.00    Delete? [y/N] |
  303.             ========================================
  304.  
  305.                    D. Press <Y> to confirm the deletion of this
  306.                       contribution.
  307.  
  308.                       or
  309.  
  310.                       Press <N> if you don't want to remove the
  311.                       selected contribution at this time.
  312.  
  313.                    If you pressed <N> you will be returned to the "New
  314.                    Contribution Processing" screen and no deletions
  315.                    will have been made.
  316.  
  317.                    E. Press <Y> to confirm the deletion of this
  318.                       contribution.
  319.  
  320.                    F. You will be returned to the  Processing screen
  321.                       and if you confirmed the removal of that
  322.                       contribution its information will have
  323.                       disappeared from the "New Contribution
  324.                       Processing" screen.
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.          =============================================================
  330.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.1.6
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.          6.1   New Contributions                           Page  6.1.7
  337.          =============================================================
  338.  
  339.                    6.133    Generate Statements
  340.                    ===================================================
  341.  
  342.                    Here you get statements about pledges and all
  343.                    posted contributions.
  344.  
  345.                    Statements can be obtained for:
  346.  
  347.                    - Single Member. Generate a statement for one
  348.                      member listing all pledges and posted
  349.                      contributions made during a specified time
  350.                      period.
  351.  
  352.                    - Family. Generate a statement for all members of
  353.                      one family listing all pledges and posted
  354.                      contributions made during a specified time
  355.                      period.
  356.  
  357.                    - All Members. Generate a statement for each member
  358.                      listing all pledges posted contributions made
  359.                      during a specified time period.
  360.  
  361.                    - By Member. Generate a statement listing all
  362.                      posted contributions made during a specified time
  363.                      period by all members.
  364.  
  365.                    - By Date. Generate a statement listing in date
  366.                      order all posted contributions made by all
  367.                      members and for all funds.
  368.  
  369.                    - By Fund. Generate a statement for all funds
  370.                      listing all posted contributions by all members
  371.                      during a specified time period.
  372.  
  373.                    For full details about statements generation refer
  374.                    to chapter 6.6 "Statements Menu".
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.          =============================================================
  385.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.1.7
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.          6.1   New Contributions                           Page  6.1.8
  392.          =============================================================
  393.  
  394.                    6.134    Print Contributions
  395.                    ===================================================
  396.  
  397.                    You can generate a report of all new contributions
  398.                    before you post them to verify that all is correct.
  399.                    Reports can be viewed on the screen, printed on
  400.                    your printer, or written to a file.
  401.  
  402.                    To generate a contributions report before posting:
  403.  
  404.                    A. Press <Enter> at the "New Contribution
  405.                       Processing" screen to get to the "Choices" menu.
  406.  
  407.                    B. Press <P> to select "Print Contributions", and
  408.                       press <Enter>.
  409.  
  410.                    The alternate "Report Output" window will appear.
  411.  
  412.                    C. Make your selection and the report will be
  413.                       generated.  For more information about
  414.                       generating reports in CMS, refer to the
  415.                       Appendix, chapter 10.2 "Generating Standard
  416.                       Reports in CMS". Upon completion you will be
  417.                       returned to the "New Contributions Processing"
  418.                       screen.
  419.  
  420.  
  421.                    6.137    Posting Contributions
  422.                    ===================================================
  423.  
  424.                    After you added or modified contributions you need
  425.                    to post them, in order to update your contribution
  426.                    records permanently.
  427.  
  428.                    To post contributions:
  429.  
  430.                    A. Press <Enter> at the "New Contributions
  431.                       Processing" to get to the <Choices" menu.
  432.  
  433.                    B. Select "Post Contributions" and press <Enter>.
  434.  
  435.                    To prevent you from inadvertently making a mistake
  436.                    and making these postings permanent a window will
  437.                    be displayed:
  438.  
  439.          =============================================================
  440.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.1.8
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.          6.1   New Contributions                           Page  6.1.9
  447.          =============================================================
  448.  
  449.  
  450.             =======================================================
  451.             | Posting will cause these contribution records to be |
  452.             | permanently added to the Stewardship database.      |
  453.             | OK to post? [y/N]                                   |
  454.             =======================================================
  455.  
  456.                    If you don't want to post these contributions now,
  457.                    press <N>.
  458.  
  459.                    C. Press <Y> to post these contributions now, and
  460.                       another window will be displayed:
  461.  
  462.             =========================================================
  463.             |    <n> contribution records have been transferred     |
  464.             | to the Stewardship database, and the Pledges have been|
  465.             |                           updated.                    |
  466.             |  Do you want to print a list of transferred records?  |
  467.             |                            [y/N]                      |
  468.             =========================================================
  469.  
  470.               Here the number of contributions posted (n) will be
  471.               indicated and you can print a list of them.
  472.  
  473.               If you don't want to print a list of newly posted
  474.               contributions, press <N>.
  475.  
  476.               D. Press <Y> to print a list of newly posted
  477.                  contributions.
  478.  
  479.               The "Alternate Report Output" window will be displayed,
  480.               and you can choose to view this report on the screen,
  481.               print it on your printer, or write it out to a file. For
  482.               details on these report options refer to the Appendix
  483.               chapter 10.2 "Generate Standard Reports in CMS.
  484.  
  485.               E. Once the report has been generated you will be
  486.                  returned to the "New Contribution Processing" screen
  487.                  and all posted contributions will have disappeared
  488.                  from the screen.
  489.  
  490.               Note: In case you discover you made a mistake after
  491.                     posting a contribution don't worry. You can still
  492.                     change it. Refer to chapter 6.2 "Old
  493.                     Contributions" for details.
  494.          =============================================================
  495.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.1.9
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.          6.1   New Contributions                           Page 6.1.10
  502.          =============================================================
  503.  
  504.               6.13x    Exit the New Contributions Choice menu
  505.               ========================================================
  506.  
  507.               To exit the "Choices" menu:
  508.  
  509.               Press the <Esc> key, and the "Choices" menu will
  510.               disappear, and you will be returned to the "New
  511.               Contributions Processing" screen.
  512.  
  513.  
  514.  
  515.               6.14     Exit from New Contribution Processing
  516.               ========================================================
  517.  
  518.               To return to the "Stewardship" menu:
  519.  
  520.               Press <Esc> to exit from "New Contributions Processing".
  521.  
  522.               If there are any contributions that have not been posted
  523.               yet a window will appear:
  524.  
  525.          ============================================================
  526.          | Leave Contributions WITHOUT Posting these records? [y/N] |
  527.          ============================================================
  528.  
  529.               If you want to post these contributions first, press <N>
  530.               to return to "New Contribution Processing". Follow the
  531.               steps described above in chapter 6.137 "Posting
  532.               Contributions" to permanently post your contributions.
  533.  
  534.               Press <Y> if you want don't want to post these
  535.               contributions now.
  536.  
  537.               You will be returned to the "Stewardship" menu.
  538.  
  539.  
  540.  
  541.  
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.  
  547.  
  548.  
  549.          =============================================================
  550.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page 6.1.10